Для выставления электронного акта сверки взаимных расчетов (далее - Акт сверки) необходимо выполнить следующие действия:
- Сформировать, подписать и отправить Акт сверки.
- Получить от контрагента извещение о получении Акта сверки (по соглашению сторон) и информацию о результатах сверки.
Формирование, подписание и отправка Акта сверки
Выставление электронного Акта сверки производится по формату, утвержденному приказом ФНС России
от 13.05.2022 № ЕД-7-26/405@
"Об утверждении формата представления акта сверки взаимных расчетов в электронной форме" (далее - Приказ № 405).
Перед формированием электронного Акта сверки необходимо из формы "Настройки ЭДО", находясь на закладке
"Настройки отправки" (раздел Администрирование
- Обмен электронными документами - Настройки ЭДО) и дважды кликнув по строке, отражающей ЭДО с конкретным контрагентом,
перейти в форму "Настройки отправки документов" и проверить наличие
флажка в строке "Акт сверки взаиморасчетов".
Рис. 1
По гиперссылке в графе "Регламент ЭДО" формы "Настройки отправки документов" можно уточнить применяемый порядок обмена электронным Актом сверки (группа "Регламент ЭДО"), а также провести дополнительные настройки (группа "Другие настройки) (рис. 2):
- флажок "Ожидать ответную подпись" для Акта сверки устанавливается всегда по умолчанию;
- флажок "Ожидать извещение о получении" устанавливается в том случае, если по взаимному согласию сторон обмена контрагент формирует извещение о получении Акта сверки (по аналогии с п. 19 Порядка обмена, утв. приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н). Если стороны не согласовали применение Извещения о получении, то флажок следует снять;
- флажок "Переходить на новые форматы (автоматически)" устанавливается в том случае, когда при применении старого формата электронного документа после получения от контрагента сведений о готовности его информационной системы к обмену по новому формату, в программе автоматически производится замена применяемого старого формата на новый (и последующий обмен производится уже по новому формату);
- флажок "Выгружать дополнительные сведения" применяется при необходимости внесения в электронный документ дополнительных полей и установлении порядка их заполнения.
Для оформления электронного Акта сверки необходимо создать и провести документ учетной системы "Акт сверки расчетов с контрагентом" (рис. 3) (раздел Продажи - подраздел Расчеты с контрагентами).
Создание нового документа "Акт сверки расчетов с контрагентом" производится из списка документов по кнопке Создать.
В новом документе "Акт сверки расчетов с контрагентом" нужно указать:
- в поле "Контрагент" - сведения о контрагенте, с которым производится сверка взаимных расчетов;
- в поле "Договор" - сведения о конкретном договоре, если предполагается проведение сверки только по расчетам в рамках одного конкретного договора;
- в полях "Период" - начальное и конечное значения периода, за который производится сверка. Автоматически устанавливаются значения предыдущего квартал, если по этому периоду отсутствует ранее согласованный Акт сверки (отсутствует флажок для значения "Сверка согласована");
- в поле "Валюта сверки" - валюту расчетов с контрагентом (по умолчанию устанавливается значение "руб."). Следует учитывать, что в случае наличия нескольких договоров с данным контрагентом, по которым применяются различные валюты расчетов, необходимо формировать различные Акты сверки по каждой из применяемых валют.
Кроме того, для формирования электронного Акта сверки следует перевести переключатель "В электронном виде" в положение включения. После начала обмена электронным Актом сверки рядом с переключателем будет размещаться гиперссылка, отражающая информацию о состоянии обмена электронным документом.
На основании данных учетной системы по кнопке Заполнить автоматически вносятся сведения в табличную часть документа "Акт
сверки расчетов с контрагентом" и отображаются на закладке "По данным организации". Эти
сведения будут перенесены в файл обмена информации отправителя - Акт сверки (информация отправителя).
До получения результатов сверки от контрагента, т.е. до получения файл обмена
информации получателя - Акт сверки (информация получателя), закладка "По данным
контрагента" будет оставаться незаполненной.
После проведения документа "Акт сверки расчетов с контрагентом" рядом с переключателем появится гиперссылка Не начат.
Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного Акта сверки (информации отправителя) необходимо выбрать команду Отправить электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, проведенного документа "Акт сверки расчетов с контрагентом" (раздел Продажи - подраздел Расчеты с контрагентами) (рис. 4).
Формирование электронного Акта сверки (информации отправителя) также можно выполнить из списка документов "Текущие дела ЭДО" (раздел Продажи - подраздел Сервис), выбрав соответствующий документ "Акт сверки расчетов с контрагентом" (рис. 5).
Перейти в форму списка документов "Текущие дела ЭДО" можно из документа "Акт сверки расчетов с контрагентом", выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 4).
Перед созданием, подписание и отправкой электронного Акта сверки (информации отправителя) можно предварительно перейти в форму просмотра документа (рис. 6), выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 4).
В форме просмотра в строке "Состояние" будет отражена информация о том, что обмен электронным Актом сверки не начат.
Из формы просмотра также можно выполнить подписание и отправку электронного Акта сверки (информации отправителя) с помощью кнопки Подписать и отправить.
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить электронный документ из документа "Акт сверки расчетов с контрагентом" (рис. 4) или Создать, подписать и отправить из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 5), или Подписать и отправить из формы просмотра (рис. 6) программа подготовит подписанный электронный Акт сверки (информация отправителя) для отправки.
Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированный электронный Акт сверки (информация отправителя) на подпись лицу, имеющему такое право. Тогда подписать сформированный электронный Акт сверки (информация отправителя) можно будет о кнопке Подписать (или Подписать и отправить, если не установлена отложенная отправка электронных документов), из списка "Текущие дела ЭДО". Также подписать сформированные электронный Акт сверки (информация отправителя) можно будет из формы просмотра по кнопке Подписать.
Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, можно произвести из формы "Документы на подпись", в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование - подраздел Электронные документы - список Документы на подпись или раздел Руководителю - подраздел Электронные документы - список Документы на подпись).
Дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов "Документы на подпись по сертификату". В списке можно выбрать и отметить флажком определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные.
Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.
Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами) в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (рис. 7).
Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:
- по кнопке Отправить и получить из списка "Текущие дела ЭДО" (раздел Продажи - подраздел Сервис) (рис. 5);
- из формы просмотра электронного документа по кнопке Отправить или по значку
(рис. 6).
При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание автоматической отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами) (рис. 7).
После отправки электронного Акта сверки (информации отправителя) на соответствующих закладках формы просмотра можно получить информацию о состоянии обмена всеми документами, сопровождающими движение электронного Акт сверки, о подписях и статусах электронного документа, а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии (рис. 8).
После отправки электронного Акта сверки (информации отправителя) должны быть получены:
- от оператора ЭДО - подтверждение с указанием даты и времени поступления оператору ЭДО файла Акт сверки (информации отправителя);
- от контрагента - извещение о получении им Акт сверки (информации отправителя), если извещение контрагента о получении этого электронного документа предусмотрено сторонами обмена (рис. 2);
- от контрагента - информация о результатах проведенной сверки расчетов, т.е. файл Акт сверки (информация получателя).
Отправленный Акта сверки (информация отправителя), в отношении которого ожидается получение перечисленных документов от оператора ЭДО и контрагента, перекладывается в папку исходящих документов "На контроле" формы списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 9).
До получения подтверждения оператора ЭДО в документе учетной системы "Акт сверки расчетов с контрагентом" в строке, отражающей состояние электронного обмена, будет размещена гиперссылка Ожидается подтверждение оператора (рис. 10).
Рис. 10
Получение подтверждения Оператора ЭДО, как и всех электронных документов, документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО:
- по кнопке Отправить и получить из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 9);
- из формы просмотра электронного Акта сверки по значку
(рис. 8).
Также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами) (рис. 7).
Полученное подтверждение оператора ЭДО, как и все служебные электронные документы, отображается в форме просмотра отправленного электронного Акта сверки (информации отправителя) (рис. 11).
Рис. 11
После получения подтверждения оператора ЭДО до поступления информации от контрагента в документе "Акт сверки расчетов с контрагентом" размещается гиперссылка Ожидается извещение о получении (рис. 12).
Рис. 12
Получение от контрагента извещение о получении Акта сверки (по соглашению сторон) и информации о результатах сверки
По взаимному согласию сторон обмена контрагент может формировать извещение о получении файла Акта сверки (информации отправителя).
Получение такого извещения от контрагента происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО (рис. 13).
Рис. 13
Также при очередном сеансе связи от контрагента должна поступить информация о результатах сверки расчетов - файл Акт сверки (информация получателя) (рис. 14).
Рис. 14
Получение от контрагента файла Акт сверки (информация получателя) также сопровождается подтверждением оператора ЭДО с указанием даты и времени направления файла Акта сверки (информации получателя) (рис. 15).
Рис. 15
Если сторонами сделки согласована обязанность направлять извещение о получении файла Акта сверки (по аналогии с п. 19 Порядка обмена), то при получении файла Акта сверки (информации получателя) необходимо сформировать, подписать и отправить контрагенту такое извещение (рис. 16).
Формирование извещения о получении файла Акта сверки (информации получателя) происходит в программе автоматически.
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.
Рис. 16
Сведения о расчетах из полученного от контрагента файла Акта сверки (информации получателя) будут автоматически перенесены в документ "Акт сверки расчетов с контрагентом" и отражены на закладке "По данным контрагента" (рис. 17).
Рис. 17
Кроме того, в программе сразу будет произведено автоматическое сопоставление сведений, поступивших от контрагента-получателя в файле Акт сверки (информация получателя), со сведениями, отраженными в учетной системе организации-отправителя. Результаты такого сопоставления отражаются на специальной закладке "Сверка" (рис. 18).
Строки с объектами сверки, по которым выявлены расхождения, выделяются красным цветом.
Так, в данном случае выявлены расхождения, вызванные отсутствуем в учетной системе сведений о поступлении от контрагента оплаты по документу № 654 от 25.12.2022.
Очевидно, что данные расхождения привели к различию в суммах оборотов за период и конечного сальдо.
Рис. 18
На этом обмен данным электронным Актом сверки будет завершен.
В строке состояния обмена в документе "Акт сверки расчетов с контрагентом" отобразится гиперссылка Завершен (рис. 19).
Поскольку при проведении сверки расчетов выявились разногласия сторон, то флажок в строке "Сверка согласована" не проставляется
Рис. 19
После проведения дополнительных выяснений, устранения расхождений и достижения согласия с контрагентом необходимо провести повторный обмен новым Актом сверки (см. статью "Выставление акта сверки взаимных расчетов при отсутствии разногласий в "1С:Бухгалтерии 8").